Suas reuniões on-line são produtivas?
O trabalho remoto não é nenhuma novidade e as reuniões on-line já vinham ganhando cada vez mais espaço no dia a dia de profissionais de várias áreas. Muitas coisas favoreceram para esse cenário: avanço na qualidade de internet, salas de reunião virtual cada vez mais funcionais e estáveis e o aumento da confiança das pessoas no mundo digital.
Desde que o mundo virou de cabeça para baixo com a pandemia de Covid-19 e as companhias precisaram acelerar vertiginosamente a transformação digital, a frase que mais se escuta nas empresas é: vamos fazer uma call?
As reuniões on-line são, sem dúvida, uma grande “mão na roda”. Agilizam o dia a dia dos profissionais e, algumas vezes, ainda acabam reduzindo gastos com deslocamento e coffee break. Mas uma coisa é inegável: com a grande facilidade em realizar as reuniões virtuais, muita gente que não precisava participar acaba sendo convidada.
Quando falamos em times remotos, não há outra forma de manter a interação entre os profissionais senão por encontros virtuais, mas é preciso que haja foco e produtividade nessas reuniões, para que o efeito não acabe sendo o inverso do esperado.
Quanto tempo você passa em reunião?
Se você pensou em olhar a sua agenda para somar as horas reservadas para calls, saiba que, nesse artigo, queremos ir muito além do calendário.
Não importa qual plataforma sua empresa utiliza, seja no Zoom, Teams, Meet, Skype ou em qualquer outro aplicativo, se usam câmera sempre aberta ou não. Estar em uma reunião vai bem além de aceitar o convite e entrar na sala virtual.
Esse não é mais um artigo para falar sobre boas práticas em reuniões on-line. Esse conteúdo aborda uma questão muito mais técnica e embasada em dados. Nós explicamos.
Cada vez que você entra em uma call, por qualquer que seja a plataforma, uma série de dados estão trafegando através do seu equipamento e através da aplicação em questão. São informações sobre a hora da conexão, volume de uso de câmera e microfone, quantidade de digitação realizada durante a sessão, scroll do mouse, velocidade da rede de conexão e vários outras.
A principal questão é: quanto tempo uma pessoa realmente passa participando de uma reunião on-line?
Quando alguém é chamado para participar de uma reunião on-line, mas a sua interação não é realmente necessária ou é requerida em apenas alguns poucos momentos, duas coisas podem, muito provavelmente, acontecer: dispersão ou foco em outras atividades.
Fica muito claro que o tempo que um profissional dedica a uma reunião virtual pode ser muito diferente do tempo reservado no calendário. Além disso, aqueles que atuam na condução das reuniões, geralmente, investem tempo na preparação de materiais de apresentação, relatórios e pautas, por exemplo.
Por que identificar o tempo real gasto em uma reunião é tão importante?
Você até pode controlar o horário de início e fim de uma call, mas qual foi o real aproveitamento desse tempo? Você estava mesmo participando da reunião ou estava utilizando o tempo para tentar resolver alguma pendência, escrever um e-mail ou checar as notícias em um portal?
Imagine, por exemplo, um desenvolvedor de sistemas que tem algumas entregas para realizar até o final da semana de um projeto crítico. Ele é um dos principais conhecedores do assunto e, justamente por esse motivo, é convocado para inúmeras reuniões para acompanhar e saber o que está acontecendo na camada de negócio. Contudo, esse profissional tem um volume enorme de trabalho a fazer e muitas horas de programação previstas para conseguir concluir as tarefas acordadas. O que provavelmente vai acontecer?
Se você respondeu que ele vai manter o microfone no mudo e focar no desenvolvimento, mantendo um dos fones no ouvido para escutar mais ou menos o que está acontecendo na reunião e responder se chamarem seu nome, acertou.
Esse é o cenário mais comum no trabalho remoto. E isso pode ser um problema maior do que parece.
O que acontece, e você já deve imaginar, é que esse tipo de situação pode reduzir a performance dos times e abrir brechas para que mais falhas aconteçam. Afinal, o profissional não vai conseguir manter a atenção na reunião, porque está programando, e pode acabar cometendo erros no desenvolvimento do código, porque também não pode se manter 100% focado nessa atividade.
Com esse exemplo, fica muito claro o quanto é importante identificar esse tipo de ocorrência para maximizar a produtividade dos projetos e profissionais.
Como saber quanto tempo foi gasto de verdade em reuniões?
Aqui está o grande segredo. Coleta, tratamento e análise de dados voláteis. Mas, o que é isso?
Todas aquelas informações que nós dissemos que são geradas pelo computador, rede e aplicação durante uma reunião on-line, se não forem capturadas por um coletor, se perdem. Elas só trafegam, e, se não forem armazenadas, se tornam voláteis.
Através do cruzamento dessas informações voláteis com as estruturadas, provenientes de sistemas usados no dia a dia como Word, Excel, Outlook, GitHub, GitLab, Jira, Salesforce, SAP e vários outros, é possível compreender o quanto os profissionais, de fato, estão focados nas reuniões ou em outras tarefas.
Contudo, para conseguir ter acesso a tudo isso, é preciso lançar mão de uma plataforma de alto desempenho e inteligência, capaz de coletar esses dados, realizar o tratamento, criar uma estrutura de Big Data e então disponibilizar ao usuário um imenso volume de informações estruturadas para criação de dashboards customizáveis.
Um ponto importante para a escolha da plataforma para esse propósito é que a privacidade e segurança dos dados devem sempre seguir os protocolos da LGPD. Isso significa que haverá coleta de nenhuma informação sensível ou confidencial.
Esses dados podem estar ao seu alcance
A SysMap, com seu sólido conhecimento em sistemas de integração, vem estudando e desenvolvendo soluções para a gestão da produtividade e performance de projetos, áreas, equipes e pessoas.
Se você, assim como a gente, acredita que os dados determinam o futuro das organizações e quer garantir uma gestão transparente, com visão integrada, em tempo real, entre em contato com nosso time de especialistas e descubra como implementar a cultura Data Driven no seu negócio!
