Comunicação eficaz para equipes remotas
O trabalho remoto se tornou realidade para muitas empresas e existem inúmeras vantagens na adoção desse modelo, portanto queremos falar neste artigo sobre um dos pilares mais importantes para manter a evolução constante das equipes remotas: a Comunicação.
É natural se esbarrar no desafio “Comunicação” quando a equipe vive essa experiência pela primeira vez, mas devemos ter em mente dois pontos básicos: o bom senso e algumas adaptações para o escritório virtual.
Diretrizes
O uso das ferramentas e a definição daquelas que se adequam ao time são fundamentais. Hoje existem diversas opções pagas e gratuitas disponíveis para auxiliar equipes remotas. Por outro lado, tão importante quanto as ferramentas, não podemos esquecer das regras de comunicação.
É importante estabelecer uma conduta conjunta de comunicação e definir
diretrizes logo no início desta jornada.
Quando usamos bate-papos? Por que escrevemos e-mails? Em que momento atendemos o telefone? Essas respostas devem ser respondidas em conjunto e refletir a melhor forma como o time funciona.
Beat Buhlmann, Gerente Geral EMEA da Evernote.
Boas Práticas
Estabeleça regras básicas para simplificar, poupar tempo e energia mental do time. Se a informação for urgente, use o chat. Se não, envie um e-mail ou utilize outra ferramenta de comunicação não instantânea. As mensagens via chat podem causar distração e interromper a concentração do profissional, prejudicando a execução de alguma tarefa.
Quando o expediente de cada membro da equipe é definido, conseguimos ter clareza de quando entrar em contato com cada pessoa, respeitando, assim, o limite entre trabalho e vida pessoal.
Vale lembrar que no modelo “home office” temos a tendência de exceder a nossa carga horária, portanto é ideal ter hora para começar e para terminar a sua jornada diária.
Planejamento
Realizar reuniões recorrentes com a equipe é fundamental para o planejamento das atividades de um período. É indicado, também, que ocorram as reuniões de andamento das tarefas, alinhando, assim, as expectativas dos envolvidos. Possíveis intercorrências devem ser niveladas e tratadas o quanto antes, minimizando qualquer impacto na entrega do projeto. Por fim, manter uma rotina de reuniões é sempre positivo, pois reafirma o compromisso entre os membros do time.
Integração
A distância gerada pelo trabalho remoto prejudica o convívio e a conexão da equipe, por isso prefira realizar reuniões por videoconferência. É importante que todos liguem a câmera, isso vai aproximar mais o time e proporcionar maior integração à empresa.
As conversas apenas por áudio, onde não é possível interpretar a linguagem corporal da pessoa, podem gerar falsas interpretações e despertar o sentimento de não pertencimento à equipe, já que são mais frias que o contato presencial. Não se esqueça que do outro lado do bate-papo tem um ser humano com sentimentos e reações.
Comunicação Objetiva
Envolver todo o time em diversas reuniões pode gerar desgaste mental desnecessário e perda da produtividade. Escolha a pessoa mais adequada para participar e depois faça um alinhamento geral sobre o assunto com os demais, assim todos são envolvidos nos assuntos da equipe sem impactar na entrega das tarefas. Lembre-se: comunicação nunca é demais, mas pode atrapalhar quando não é objetiva.
Equilíbrio
Encontrar um tempo para falarem de assuntos aleatórios, um momento relax entre o time, é ótimo para quebrar o gelo e colocar a conversa em dia. Também não pode faltar aquela reunião para avaliar o que está funcionando ou não, mantendo sempre o equilíbrio e a qualidade das diretrizes de comunicação.
